Проверка орфографии Word: как подготовить методичку с профессиональными терминами

Подготовьте копию и список спорных слов

В методичке смешаны русские пояснения, английские названия команд и терминология автора. Word подчёркивает одни слова, но пропускает другие. Прежде чем принимать все предложения программы, сохраните рабочую копию и определите, какое написание считается правильным в этом курсе.

Для примера возьмём инструкцию по работе с учебным макетом. В ней встречаются слово «прототип», название команды Auto Layout и придуманное название проекта «Листоград». Это редакционный пример; мы не проверяли такой документ в установленном приложении и не утверждаем, какие подсказки конкретная версия покажет для каждого слова.

Выпишите спорные названия рядом с источником принятого написания. Для терминов учебного предмета пригодится словарь курса. Он объясняет значения ученику, а пользовательский словарь Word решает другую задачу: сообщает программе, какие написания следует считать допустимыми.

Проверьте язык выделенного текста

Если русские предложения проверяются по другому языку, большое число подчёркиваний может отражать ошибку настройки. В настольном Word для Windows выделите нужный фрагмент и откройте Review → Language → Set Proofing Language, в русском интерфейсе — выбор языка проверки на вкладке рецензирования.

Порядок настройки и ограничения автоматического определения описаны в справке Microsoft о языках проверки. Убедитесь, что для нужного языка доступны средства проверки и для выделения не включён запрет проверки орфографии и грамматики.

Не обязательно назначать один язык всему смешанному документу. Для английского названия команды можно выбрать соответствующий язык отдельно. После изменения проверьте соседний русский абзац: случайно выделенный большой диапазон создаёт новую проблему вместо устранения прежней. Названия меню и доступные средства зависят от версии и платформы.

Запустите проверку и принимайте решения по одному

В Word для Windows проверку документа можно запустить клавишей F7. Этот способ указан в руководстве Microsoft по орфографии и грамматике. Если автоматические отметки отключены, проверьте параметры правописания и исключения для текущего документа.

Разбирайте предложения в контексте целого действия. Опечатку в обычном слове можно исправить, а для профессионального названия сначала нужно сверить принятую форму. Программа предлагает вариант на основании своих правил; она не знает, какую команду ученик должен найти в интерфейсе вашего инструмента.

В нашем примере строка «Выберите Auto Layout» должна соответствовать показываемому действию. Замена названия на похожее слово, которое нравится словарю, сделает инструкцию непригодной. Если подсказка касается целой фразы, прочитайте её до и после изменения, проверяя, сохранились ли исполнитель, объект и условие действия.

Добавляйте исключения после проверки написания

Название «Листоград» можно включить в пользовательский словарь, если команда действительно согласовала эту форму и она будет повторяться. Не добавляйте слово лишь для того, чтобы убрать красную линию. Одна случайно принятая опечатка затем может перестать привлекать внимание в других документах.

Microsoft описывает добавление через контекстное меню и управление списком в справке о пользовательских словарях. Для Windows список доступен через File → Options → Proofing → Custom Dictionaries. В выбранном словаре можно открыть список слов, удалить ошибочную запись и добавить корректную.

У пользовательского словаря может быть задан определённый язык или все языки. Проверьте эту настройку вместе с местом добавления слова. Сохраните для редактора короткий перечень исключений с основаниями. При этом не нужно включать в словарь целые учебные определения: такой механизм не проверяет смысл терминов.

Проведите независимую проверку смысла

Отсутствие подчёркиваний не означает, что инструкция верна. Рассмотрим фразу «Сохраните старую версию», когда по сценарию требуется сохранить новую. Оба прилагательных являются обычными словами; выбор должен проверить автор по логике задания. Нельзя рассчитывать, что программа обязательно обнаружит такую подмену.

Отдельно просмотрите числа, единицы, отрицания и названия файлов. В упражнении «не удаляйте исходник» потерянная частица меняет действие сильнее, чем заметная опечатка. Сверьте последовательность с демонстрацией и ожидаемым результатом работы ученика.

Если после проверки нужно массово унифицировать термин, используйте поиск и замену Word с просмотром контекста. Орфографическая проверка и согласование терминологии дополняют друг друга, но не решают одну и ту же задачу. Затем повторно прочитайте затронутые предложения.

Проверьте документ в форме выдачи ученику

Сохраните утверждённую редакцию и подготовьте тот формат, который получите на выходе: документ или PDF. Откройте его отдельно и посмотрите заголовки, списки, подписи и переносы. Подсказки редактора относятся к исходнику; окончательный материал требует собственного просмотра.

Попросите коллегу пройти один короткий шаг по готовой инструкции без устного объяснения. Зафиксируйте места, где приходится угадывать команду или выбирать между похожими файлами. Такая проверка может обнаружить проблему, которая никак не связана с орфографией.

Передайте следующему редактору исходник, согласованные написания и сведения о языке проверки. Пользовательский словарь конкретного компьютера не следует считать автоматически доступным всей команде. Рабочий результат — понятный и проверенный учебный текст, а не только исчезнувшие подчёркивания в вашей копии Word.